Bli mer effektiv – så gör du det

1. Avsluta varje arbetsvecka med att planera nästa veckas sysslor

Innan du tar helg är det bra att gå igenom nästa veckas sysslor och planera vad du ska göra och när. På så sätt kommer du snabbt igång när måndagen kommer och har en realistisk bild av vad du vill få ut av veckan.

2. Hitta ett system för att hålla reda på dina arbetsuppgifter

Idag finns det otroligt många praktiska hjälpmedel för att hålla koll på att-göra-listan från dag till dag. Prova dig fram tills du hittar något du gillar, oavsett om det är i Outlook eller Gmail, en produktivitets APP som todolist eller Clickup – eller om du föredrar penna och papper.

3. Minska antalet uppgifter per dag

Din att-göra-lista får inte ha fler uppgifter än vad som är möjligt att slutföra. Om du ofta tycker att du måste flytta uppgifter till senare, indikerar det att du lägger för många uppgifter på en dag. Dela upp större projekt i mindre deluppgifter och försök att få ner till 5-10 uppgifter per dag.

4. Ta på dig de mest utmanande uppgifterna först

Försök att bli av med de uppgifter som är mest krävande före lunch, medan du fortfarande är klar i huvudet. Om du vet att det finns vissa dagar i veckan där du vanligtvis är mer eller mindre utvilad, kan det vara meningsfullt att planera veckan utefter det.

| Läs också: När webbutiken växer – så effektiviserar du » 

5. Sluta multitaska

Det du faktiskt gör när du multitaskar är att du snabbt växlar fokus mellan olika uppgifter. Varje gång du byter fokus tar det tid att komma in i uppgiften igen, det är mycket mer effektivt att arbeta med en uppgift i taget.

6. Bli av med distraktionerna

Om du ofta avbryts av meddelanden, telefonsamtal och mejl, eller att du tar på dig att läsa tidningen eller göra andra saker när du måste lösa en uppgift, kan det hjälpa att ta bort det som stör dig. Sätt dig som upptagen, sätt på ljudlöst och stäng ner mailen.

Du kan till och med hitta funktioner för din webbläsare som blockar sociala medier och andra sidor du brukar besöka under den perioder du arbetar med specifika uppgifter.

7. Automatisera så många uppgifter som möjligt

Det finns ofta olika appar som kan ta hand om uppgifter du annars gör manuellt. Det kan vara att förbereda rapporter, hämta och fylla i information i excel eller andra program, ställa in varningar eller spara filer på specifika platser.

Automatisera allt du kan, beroende på vad du arbetar med kommer du att kunna spara många arbetstimmar på en månad. Ta till exempel en titt på Zapier och Ifttt för att komma igång, dessa låter dig automatisera många olika uppgifter.

8. Använd timmar eller nedräkningsklockor på dina uppgifter

Ett populärt sätt att bli mer effektivt är att avsätta avsatt tid för specifika uppgifter, eller att använda en nedräkningsklocka. Ställ till exempel in 10, 20 eller 30 minuter per uppgift beroende på hur komplexa de är. Det gör det lättare att fokusera och får dig att arbeta mycket mer produktivt under varje arbetspass.

9. Lägg in tid för raster

Ta en liten paus mellan varje pass och sträck gärna ut benen eller andas in frisk luft. Det ger bättre koncentration och minskar spänningar i kroppen.

10. Använd 80/20 -regeln när du prioriterar uppgifter

Oftast har man inte tillräckligt med tid att göra det man vill, inte ens med effektiviseringar eller hur du arbetar. Då är det viktigt att fokusera på rätt uppgifter.

80/20 -regeln (Pareto -principen) säger att 80% av konsekvenserna beror på 20% av orsakerna. Detta innebär att till exempel 80% av ett företags lönsamhet eller vinst kommer från 20% av verksamheten eller produktionen. Om du kan räkna ut vilka av dina uppgifter som betalar mest är det de du borde lägga din tid på. Uppgifter som utelämnas kan antingen automatiseras, delegeras, skjutas upp eller helt enkelt inte göras.

| Läs också: Bättre ergonomi på lagret med 5 enkla tips » 

Bonustips: Upplever du ofta att medan du sitter och arbetar kommer andra tankar som distraherar dig? Det kan finnas saker du måste tänka på att göra eller en bra idé till exempel.

Gör ditt eget distraktionsdokument eller anteckningsblock och skriv ner dessa idéer och tankar när de dyker upp så att du kan lägga undan dem mentalt och fortsätta arbeta. När arbetsdagen tar slut, gå igenom anteckningarna och bearbeta dem eller lägg dem på att-göra-listan.